Czym jest podpis elektroniczny, jakie ma zalety i jak może usprawnić obrót dokumentami w twojej firmie.

Podpisywanie elektroniczne dokumentów jest z nami już od naprawdę dawna. De facto koncept sięga XIX wieku i wynalezienia telegrafu. Prawo amerykańskie już wtedy uznawało taki podpis za ważny. Kolejny przełom pojawił się w XX wieku, kiedy to w latach 80-tych podpisy przesyłano za pomocą faxu.

Do Polski koncept ten dotarł nieco później. Co prawda dokumenty były przesyłane za pomocą faxu, ale nie miały one mocy prawnej. W polskim prawie pojęcie elektronicznego podpisu pojawiło się w 2001 roku i w zmienionej formie jest z nami do dzisiaj.

Podpis elektroniczny – podstawowe informacje

Podpis elektroniczny w swojej esencji ma pełnić dokładnie tę samą rolę, co fizyczny podpis, a więc: zapewnić bezpieczną i dokładną metodę identyfikacji dla sygnatariusza, aby zapewnić bezproblemową i bezpieczną transakcję. Jest tak, kiedy podpis elektroniczny spełnia trzy podstawowe warunki bezpieczeństwa:

Autentyczność – Warunek ten gwarantuje, że podpisana osoba jest tą, za którą się podaje.
Niezaprzeczalność – Zapewnia, że osoba podpisana na dokumencie się z nim zapoznała lub jest jego autorem.
Integralność. Ten ostatni warunek pozwala wykryć nieautoryzowane zmiany w dokumencie.

Warunki te można osiągnąć dzięki zastosowaniu metod kryptograficznych, algorytmów, protokołów i innych instrumentów technicznych, dzięki którym, podpis w elektronicznej formie jest łatwiejszy w kontrolowaniu, w 100% sprawdzony i przez to bezpieczniejszy.

Najważniejsze zalety podpisu elektronicznego

Pójście z duchem czasu i korzystanie z podpisu elektronicznego ma wiele zalet. Nie będziemy w stanie ich wszystkich omówić w tym krótkim artykule, więc skupimy się na tych z naszej perspektywy najważniejszych:

Bezpieczeństwo. Już wcześniej wspomnieliśmy o tej zalecie, ale jest to najważniejsza zaleta podpisu elektronicznego i zasługuje na kilka słów rozwinięcia. Technologie wykorzystywane przy tworzeniu podpisu elektronicznego są bardzo podobne do tych używanych przez banki i inne instytucje finansowe. Każdy podpis ma indywidualny certyfikat, przesyłane dane są szyfrowane, a cały proces jest pod ścisłą kontrolą. Dzięki temu korzystanie z podpisu elektronicznego jest równie bezpieczne, co korzystanie ze strony banku i tak naprawdę bezpieczniejsze niż fizyczne podpisy, które można przecież podrobić.
Wygoda i oszczędność czasu. Chyba każdy z nas wie, jak irytujące potrafi być jechanie gdzieś tylko po to, aby złożyć podpis. Oczywiste jest, że w dzisiejszych czasach całe mnóstwo rzeczy załatwiamy przez internet, dlaczego i tego nie możemy załatwić zdalnie, skoro przecież nawet z bankami kontaktujemy się online. Okazuje się, że możemy. Sposobem na to jest podpis elektroniczny, dzięki któremu podpiszesz każdy dokument, nawet jeśli jesteś na wakacjach na drugim końcu świata.

Ostatniej zalecie podpisu elektronicznego, którą jest usprawnienie obiegu dokumentów, poświęcimy cały akapit.

Usprawnienie obiegu dokumentów

Sprawny i bezpieczny obieg dokumentów w firmie jest jedną z cech sprawnie działającego przedsiębiorstwa. W osiągnięciu tego bez wątpienia pomaga korzystanie z podpisu elektronicznego, którego zaletami są:

Mniejsze archiwum. Korzystanie z podpisu elektronicznego pozwoli twojej firmie w znacznym stopniu przenieść archiwum na serwery i tym samym ograniczyć ilość zużywanego papieru oraz znacząco zmniejszyć rozmiar fizycznego archiwum. To nie tylko da ci dodatkowe miejsce w biurze, ale również bardzo ułatwi pracę osobie, która się nim opiekuje.
Oszczędność czasu. Wszyscy doskonale wiedzą, że w biznesie liczy się czas. Mamy przecież nawet powiedzenie mówiące, że „czas to pieniądz”. Podpis elektroniczny pozwoli ci podpisywać dokumenty w ciągu kilku minut, niezależnie od tego, gdzie jesteś, czy gdzie są osoby, które mają ten dokument podpisać. Nie jest do tego nawet wymagany komputer. Elektroniczny podpis można bowiem złożyć poprzez tablet, czy smartfon.
Satysfakcja klienta. Możesz być pewny, że twoi klienci nie mają ani ochoty, ani czasu, żeby martwić się tym, że muszą złożyć podpis na jakimś dokumencie. Możemy cię zapewnić, że dużo bardziej szczęśliwi będą, jeśli tę sprawę będą mogli załatwić kilkoma kliknięciami.
Szablony dokumentów. Korzystając z podpisu elektronicznego, możesz skorzystać również z szablonów dokumentów i wysyłać je automatycznie. Nie będzie trzeba tworzyć już każdego dokumentu z osobna, a wystarczy stworzyć go raz, a następnie używać jak szablonu.
Automatyzacja. Podpis elektroniczny ma datę podpisania, która zapisuje się automatycznie, dzięki temu możesz automatycznie śledzić, czy wszystkie wymagane dokumenty są podpisane na czas i czy aby coś nie zostało pominięte. Możesz nawet skorzystać z funkcji, która automatycznie wyśle dokument na podany adres mailowy, kiedy ten będzie wymagał podpisania.

Połączenie tych zalet sprawi, że obieg dokumentów w twojej firmie będzie nieporównywalnie szybszy, będziesz miał nad nim większą kontrolę, a twoi klienci i pracownicy zaoszczędzą czas, przez co będą bardziej zadowoleni.

Podsumowanie

Podpis elektroniczny to nowoczesne i wygodne narzędzie, które nie tylko oszczędza czas i pieniądze, ale również poprawia bezpieczeństwo i kontrolę nad twoimi dokumentami. Serdecznie zapraszamy do bliższego zapoznania się z tą technologią, jesteśmy przekonani, że i ty docenisz jej zalety.